Nama : Raden Velia
Rizki Awalia
Kelas: 2DF02
Npm : 55216921
1.
Mengemukakan Pendapat Saat Rapat
1.
Memikirkan Terlebih Dahulu Pendapat Yang Akan di Sampaikan
Memikirkan
terlebih dahulu mengenai pendapat yang akan disampaikan di muka umum adalah
sesuatu yang penting. Terkadang dalam menyampaikan pendapatnya, manusia tidak
memikirkan terlebih dahulu dampak yang mungkin ditimbulkan dari pendapat yang
dilontarkan. Bisa saja, pendapat yang dilontarkan justru akan merugikan diri
sendiri maupun orang lain. Oleh karena itu, sebelum pendapat dilontarkan, perlu
dilakukan kajian dan analisis yang mendalam untuk meminimalisir terjadinya pengertian konflik menurut para ahli.
2.
Didasarkan Pada Akal Sehat
Cara
mengemukakan pendapat perlu didasarkan pada akal sehat agar orang lain dapat
menerima informasi yang terkandung di dalam pendapat dengan baik. Didasarkan
pada akal sehat tentunya berlandaskan kepada fakta-fakta empiris dan tidak
berkesan mengada-ada. Oleh karena itu, penting bagi masyarakat untuk
memperlajari teori atau fakta-fakta yang berkaitan dengan pendapatnya agar
pendapat yang disampaikan menjadi kuat secara teori dan fakta. Sedapat mungkin,
akal sehat yang menjadi dasar dalam menyampaikan pendapat tetap berpegang teguh
pada Pancasila sebagai filsafat. Tujuannya,
selain didasarkan pada teori maupun fakta, pendapat yang disampaikan juga
berlandaskan pada filsafat terkandung dalam Pancasila.
3.
Mengutamakan Kepentingan Umum
Dalam
suatu forum yang terdapat di lingkungan masyarakat, demokrasi harus ditegakkan
secara menyeluruh khususnya dalam proses penyampaian pendapat. Pendapat yang
disampaikan di dalam forum haruslah mengutamakan kepentingan umum, bukan
kepentingan pribadi atau kelompok tertentu. Hal ini dimaksudkan agar masyarakat
dapat merasakan manfaat kehidupan demokrasi dalam kehidupan
bermasyarakat dan kebijakan yang ditujukan pada kepentingan umum
dapat terlaksana dengan baik. Oleh karena itu, setiap masyarakat yang terlibat
dalam penyampaian pendapat dalam forum sebaiknya menahan diri untuk demi
kepentingan bersama.
4.
Menyampaikan Dengan Sopan
Pendapat
yang akan disampaikan harus disertai dengan rasa sopan. Seseorang tidak
dianjurkan untuk menyampaikan pendapat dengan cara yang tidak dikehendaki agar
tidak memperkeruh suasana di dalam forum tersebut. Penyampaian pendapat harus
dilakukan dengan sopan dan disertai dengan kepala dingin agar tidak menjadi konflik sosial dalam masyarakat khususnya
yang terlibat di dalam forum.
5.
Tidak Menyinggung SARA
Sedapat
mungkin pendapat yang disampikan tidak menyinggung suku, agama, ras maupun
antar golongan tertentu. Penyinggungan terhadap SARA sangat tidak dianjurkan
karena dapat menjadi salah satu faktor penyebab konflik sosial di dalam masyarakat.
Walaupun pada saat menyampaikan pendapat SARA tidak sengaja disinggung, orang
yang menyampaikan pendapat tersebut harus dapat mempertanggungg jawabkan
pendapatnya karena pembahasan terhadap SARA adalah bahasan yang sensitif di
kalangan masyarakat di Indonesia.
6.
Tidak Memaksakan Pendapat
Sebagai
masyarakat yang memegang teguh asas-asas demokrasi Pancasila yang
bersumber pada sila Pancasila, pemaksaan pendapat di dalam suatu forum sedapat
mungkin dihindari. Pemaksaan pendapat yang terjadi di dalam suatu forum
masyarakat dapat membuat situasi menjadi keruh dan tidak terkendali. Bahkan,
bisa saja pemaksaan pendapat ini menimbulkan kekerasan secara verbal maupun
fisik yang dapat berujung pada tindak pidana. Sekali lagi, perlu adanya pikiran
yang jernih dan kesabaran yang tinggi dalam menyampaikan pendapat di muka umum
agar hal-hal yang tidak diinginkan tidak terjadi.
7.
Tidak Memotong Pembicaraan
Walaupun
kebebasan atau kemerdekaan berpendapat dijamin oleh undang-undang, seseorang
tidak bisa begitu saja memotong pembicaraan yang sedang berlangsung untuk
menyampaikan pendapatnya. Sebaiknya, seseorang tersebut menunggu terlebih
dahulu sampai proses pembicaraan selesai, barulah pendapatnya disampaikan. Di
dalam masyarakat Indonesia, memotong pembicaraan yang sedang berlangsung adalah
perbuatan yang tidak sopan dan melanggar norma-norma
dalam masyarakat.
8.
Menerima Usulan atau Kritik
Dalam
proses demokrasi, usul atau kritik merupakan hal cara mengemukakan pendapat
yang sering dilontarkan oleh orang lain kepada kita maupun kepada kelompok
lain. Usul dan kritik yang dilontarkan bisa saja bertentangan dengan apa yang
ada di dalam pikiran atau nurani kita. Namun, sebagai masyarakat yang
mengimpelementasikan nilai-nilai Pancasila dalam kehidupan sehari-hari, usul
atau kritik yang ditujuakan kepada kita sebaiknya diterima dengan lapang dada.
Usul maupun kritikan yang kita terima dapat dijadikan sebagai bahan
merefleksikan diri untuk menjadikan hidup lebih baik dan bermakna di dalam
kehidupan bermasyarakat.
9.
Berlapang Dada Jika Pendapatnya di Tolak
Ditolaknya
pendapat dalam suatu forum merupakan hal yang wajar. Peserta forum tentunya
mempunyai pertimbangan khusus yang menjadi alasan mengapa pendapat tersebut
ditolak. Sebagai masyarakat yang meyakini Pancasila sebagai kepribadian bangsa Indonesia
yang tercermin dalam diri, pendapat yang ditolak sebaiknya diterima dengan
lapang dada dan tidak berkecil hati. Mungkin saja penolakan terhadap pendapat
yang disampaikan kurang atau tidak mewakili kepentingan orang banyak.
10.
Melaksanakan Keputusaan Bersama Sekalipun Bukan Pendapatnya
Dalam
proses demokrasi, musyarawah merupakan salah satu cara untuk memutuskan suatu
tindakan atau kebijakan yang ditujukan untuk orang banyak. Jika dijalankan
dengan baik, maka manfaat musyarawarah dalam kehidupan sehari-hari dapat
dirasakan oleh semua angora forum. Oleh karena itu, setiap anggota forum harus
dapat menghargai apa yang menjadi keputusan bersama sekalipun keputusan yang
dihasilkan bukan merupakan pendapatnya.
2. Bagaimana Cara Memimpin Rapat ?
Ada tiga
tahapan, yaitu tahap persiapan, tahap kegiatan dan follow up
Tahap persiapan
Satu hal
yang harus dilakukan sebelum rapat dilaksanakan adalah melakukan persiapan. Ada
beberapa saran yang perlu dipersiapkan oleh seorang pemimpin rapat untuk
pelaksanaan rapat yang baik dan efektif.
Pertama,
seorang pemimpin rapat harus menetapkan tujuan. Apa yang ingin dicapai dari
rapat harus ditetapkan lebih dulu. Hal ini bertujuan supaya rapat benar-benar
fokus pada hasil akhir yang ingin dicapai.
Kedua,
membuat agenda rapat. Kita harus menuliskan apa saja kegiatan atau acara yang
akan dilakukan dalam rapat. Agenda rapat yang telah dibuat harus segera
diedarkan jauh hari sebelum rapat dilaksanakan. Selain itu, apabila ada sebuah
salinan dokumen yang akan dibahas sebaiknya juga diberikan jauh hari sebelum
rapat di mulai. Hal ini bertujuan supaya semua anggota dalam rapat bisa bisa
membaca salinan dokumen tersebut. Jadi, ketika rapat mereka sudah menguasai
bahan yang akan dibahas.
Ketiga,
menentukan batasan waktu. Ingat rapat yang baik harus memiliki waktu yang
jelas, sehingga rapat tidak ngelantur atau molor. Rapat yang tidak
memiliki batasan waktu akan cenderung bias dan membuat anggota rapat bosan atau
mereka merasa telah membuang waktu sia-sia.
Keempat,
membagi tugas. Sebagai pemimpin rapat Anda jelas tidak bisa melakukan segala
hal sendiri. Misalnya untuk menuliskan hasil rapat, menuliskan hasil diskusi
atau yang lain. pastikan Anda sudah menunjuk seseorang yang bertugas untuk itu.
Supaya ketika rapat selesai Anda mempunyai hasil tertulis sebagai bukti nyata
hasil rapat yang sudah dilaksanakan.
Tahap Kegiatan
Dalam
tahap kegiatan ada beberapa saran yang perlu dilakukan oleh pemimpin rapat.
1.
Membuka rapat
Dalam
ini pemimpin rapat bisa membuka kegiatan rapat dengan memberikan salam,
menjelaskan maksud dan tujuan rapat diadakannya rapat. Hal ini supaya anggota
tahu dari awal apa yang ingin dicapai dari rapat tersebut dan mengapa rapat itu
diadakan. Kemudian bisa dilanjutkan dengan membacakan agenda kegiatan yang akan
dilaksanakan.
2.
Memastikan setiap agenda dapat dilaksanakan dengan baik
Sebagai
pemimpin rapat, kita harus memastikan juga bahwa semua agenda yang akan
disajikan dalam rapat dapat dilaksanakan dengan baik dan terstruktur. Selain
itu pastikan juga setiap anggota tahu bahwa setiap agenda atau kegiatan yang
dilakukan memiliki batasan waktu.
3.
Memastikan anggota memperoleh kesempatan yang sama dalam berpendapat
Salah
satu tujuan umum rapat adalah untuk mengambil sebuah keputusan atau
penyelesaian sebuah masalah. Untuk itu kita sebagai pemimpin rapat harus
memastikan bahwa setiap anggota rapat memperoleh hak yang sama untuk
berpendapat.
4.
Memastkan tidak ada salah seorang anggota yang mendominasi diskusi
Hal yang
paling umum terjadi dalam rapat adalah munculnya satu atau beberapa pihak yang
mendominasi diskusi. Hal ini sering kali membuat pemimpin rapat
kuwalahan, terlebih jika orang yang mendominasi diskusi adalah orang yang
dianggap memiliki kompetensi atau wewenang tertentu. Ini jelas harus dikendalikan.
Sebagai pemimpin kita harus tahu kapan kita menghentikan seseorang dalam
berbicara kalau dirasa ia ingin mendominasi. Dalam hal ini keberanian dan
ketegasan sangat diperlukan.
Supaya
Anda tidak berat dalam memimpin diskusi, pastikan Anda sudah menjelaskan waktu
yang diberikan kepada tiap orang dalam berpendapat dan berapa kali mereka
memiliki kesempatan berpendapat. Jadi seandainya ada yang berbicara
bertele-tele atau ingin mendominasi Anda bisa memotong karena alasan waktu. Dan
mengalihkan ke anggota lain dengan alasan batasan berpendapatnya sudah
habis. Ini jelas lebih baik. Selain orang dipaksa untuk disiplin waktu
mereka juga dipaksa untuk berpendapat secara efisien karena jika tidak mereka
malah bisa kehilangan kesempatan berpendapat.
5.
Memaparkan keputusan yang telah diambil
Jika
sudah final maka pemimpin rapat harus membuat keputusan dan memaparkan hasil
keputusan yang diambil dalam rapat. Setiap keputusan yang diambil
pastikan adalah keputusan yang paling baik dan bijak untuk kesejahteraan semua
anggota. Supaya tidak menimbulkan ketidakpuasan pada beberapa anggota yang
kurang setuju dengan keputusan yang diambil pastikan kita sudah memaparkan
alasan kenapa keputusan itu diambil. Ini akan lebih baik dari pada tidak
dijelaskan alasannya.
6.
Menutup rapat
Setelah
hasil keputusan diambil, selanjutnya adalah menutup rapat. Dalam penutupan ada
beberapa saran yang bisa Anda lakukan. Melakukan evaluasi segera dari hasil
rapat. Anda bisa mengatakan bahwa rapat berjalan dengan baik, diskusi berjalan
dengan efektif, setiap agenda bisa diselesaikan dengan tepat waktu, sehingga
akhirnya menghasilkan sebuah keputusan. Setelah itu Anda bisa menyampaikan
keputusan yang telah diambil. Kemudian dilanjutkan dengan ajakan untuk
menindaklanjuti keputusan. Setelah itu tutup.
Catatan:
Jika akan
ada rapat lanjutan pastikan Anda memberitahukan hal ini kepada semua anggota
sebelum rapat ditutup.
Follow up atau tindak lanjut
Setiap
rapat yang efektif akan selalu memunculkan tindakan nyata untuk menindaklanjuti
keputusan yang telah diambil. Untuk itu pastikan setelah rapat selesai setiap
anggota rapat segera diberikan notulen dalam bentuk draf. Hal ini untuk
memastikan setiap anggota rapat memegang hasil rapat. Karena ada kemungkinan
beberapa anggota tidak mencatat apa-apa yang sudah diputuskan. Follow
up juga penting untuk mengevaluasi jalannya rapat atau hasil rapat.
3. Apa Saja yang harus dipersiapkan dalam Rapat ?
Ada
5 tahapan yang harus dipersiapkan sebelum rapat, yaitu:
1. Persiapkan Materi yang Akan Dibahas
Sebelum menghadiri rapat di kantor atau bersama klien, pastikan Anda mempersiapkan segala sesuatu yang dapat memberikan kontribusi pada pertemuan tersebut. Cari tahu apa yang menjadi topik yang akan dibahas ketika rapat. Jika perlu, lakukanlah pengamatan dan pelajari bahan tersebut. Catat pula beberapa pertanyaan yang dapat didiskusikan.
2. Memperluas Jaringan
Keuntungan dari menghadiri meeting adalah memberikan Anda peluang untuk berbaur dengan orang baru dalam perusahaan Anda. Ambil kesempatan ini untuk memperluas jaringan sosial Anda dengan sebuah percakapan ringan, misalnya cerita tentang pengalaman kerja atau lainnya. Selain menambah teman, Anda juga akan memiliki banyak koneksi yang siapa tahu akan membantu memajukan karir Anda nantinya.
3. Jadilah Menonjol
Jangan ragu untuk berpartisipasi atau mengajukan pertanyaan ketika rapat berlangsung. Mintalah pembicara untuk memperjelas atau menguraikan poin-poin yang kurang Anda pahami. Dengan begitu, rekan-rekan kerja Anda akan menyadari bahwa Anda memperhatikan dan berpikir kritis tentang topik yang dibahas.
4. Menjadi Pendengar yang Baik
Ketika rapat berlangsung berjam-jam, beberapa orang akan mulai berkurang perhatiannya, mereka mulai melirik ponsel mereka, menguap, bahkan berdiskusi dengan rekan sebelahnya. Hanya sedikit yang bisa tetap fokus sampai akhir pertemuan. Untuk itu akan lebih menarik jika Anda menjadi pendengar yang baik dengan membuat kontak mata secara langsung dengan pembicara, mengangguk atau tersenyum. Memberikan pertanyaan ketika sesi tanya jawab dibuka juga bisa dilakukan.
Dengan berlatih menjadi pendengar yang baik, tidak hanya mendapat keuntungan dari informasi yang disampaikan, tapi juga membangun koneksi dengan pembicara. Anda juga akan terlihat lebih profesional dimata rekan kerja, dan tentunya pembicara juga akan merasa dihargai dengan dukungan Anda.
5. Gunakan Waktu dengan Cermat
Terkadang rapat yang terlalu lama hanya terkesan seperti membuang-buang waktu, apalagi ketika tidak mendapatkan informasi penting dalam pertemuan tersebut. Jika hal itu terjadi, cobalah untuk merekap ulang apa yang Anda tulis ketika rapat berlangsung. Cari tahu juga apa kekurangannya dan apa saja yang bisa Anda lakukan. Buatlah daftar kegiatan yang bisa dikerjakan setelahnya, atau buat tujuan jangka pendek Anda sendiri untuk minggu ini. Dengan begitu, Anda akan jauh lebih siap untuk melakukan diskusi lainnya dibanding membuang waktu untuk rapat yang tidak jelas.
Berikut Contoh Rapat yang Baik dan Efektif
SUMBER
:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar